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档案管理制度

时间:2015-12-17 17:32:24 作者:佚名 点击: 字体:

一、人员配备及职责

会设立综合档案室,由办公室具体负责,指派专人管理。各工作部门在工作中形成应归档的文件材料,由档案室进行集中统一管理,不得分散保存,以确保档案的完整、准确、安全和有效利用。  

档案管理人员要及时搜集档案材料,按年度—机构—保管期限逐级进行分类归档。

二、归档范围

凡属本会工作活动中形成的各种档案,均应归档,包括:

(一)文书档案:本会的各种文书、文件档案。

(二)基建档案:本会报批立项的工程项目,从研究决定兴建到竣工全过程所形成的具有保存价值的各种文件、图表材料。

(三)设备档案:本会办公自动化设备资料。

(四)会计档案:本会各项会计业务、财务活动过程中形成的票据、财务报表、账簿、凭证、工资表等材料。

(五)音像档案:反映本会工作活动的照片、音像资料等。

(七)专业档案:各工作部门形成的属职能范围的业务档案。

三、归档要求

(一)遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判断文件的保管期限。

(二)按照归档范围的规定,凡应归档的文件都必须齐全完整。

(三)凡是原来文件上有会生锈的金属物,归档时都必须去掉,并在每一份文件的左上角用胶水粘合。

(四)凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱。

(五)顺其自然,单件归档,即保持文件形成时的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。

(六)单份文件,即一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿、正件与附件,两件为一件;文件处理单(表)与被处理文本合为一件。

(七)在分“年度”时,应遵循以下方法:一般的文件材料,在其形成年度归档;计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对的年度;长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结、报告,应放在文件针对的最后一年;跨年度的案件,应放在结案的当年。不同年度的文件一般应分开排放。

(八)档案室负责统一顺序的排列、编号;编制《档案目录》两册。

 四、档案借阅制度

(一)凡借阅档案,必须办理借阅手续,原则上在档案室查阅。

(二)本会工作人员借阅本会档案,办理借阅手续即可借阅;外单位查阅者,需局办公室主任批准,办理借阅手续方可查阅,原则上不予借出、复制。

(三)查阅有密级或属控制利用范围的档案,需经主管领导批准,原则上不予借出、复制。

(四)借阅档案材料,必须妥善保管,不得遗失、泄密,抽换、涂改、勾画,复制或转借。

(五)凡利用本会档案的人员,应及时向档案室反馈利用效果,以便统计和上报。

(六)各工作人员借阅档案,用后应当天归还。若需借出档案,一般不得超过一周,如需延长必须重新办理借阅手续。归还档案时,应由借阅人亲自归还,经档案管理人员检查后办理注销登记。


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(作者:佚名 编辑:admin)
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