档案管理制度

一、人员配备及职责

会设立综合档案室，由办公室具体负责，指派专人管理。各工作部门在工作中形成应归档的文件材料，由档案室进行集中统一管理，不得分散保存，以确保档案的完整、准确、安全和有效利用。  

档案管理人员要及时搜集档案材料，按年度—机构—保管期限逐级进行分类归档。

二、归档范围

凡属本会工作活动中形成的各种档案，均应归档，包括：

（一）文书档案：本会的各种文书、文件档案。

（二）基建档案：本会报批立项的工程项目，从研究决定兴建到竣工全过程所形成的具有保存价值的各种文件、图表材料。

（三）设备档案：本会办公自动化设备资料。

（四）会计档案：本会各项会计业务、财务活动过程中形成的票据、财务报表、账簿、凭证、工资表等材料。

（五）音像档案：反映本会工作活动的照片、音像资料等。

（七）专业档案：各工作部门形成的属职能范围的业务档案。

三、归档要求

（一）遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判断文件的保管期限。

（二）按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

（三）凡是原来文件上有会生锈的金属物，归档时都必须去掉，并在每一份文件的左上角用胶水粘合。

（四）凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。

（五）顺其自然，单件归档，即保持文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

（六）单份文件，即一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件，两件为一件；文件处理单（表）与被处理文本合为一件。

（七）在分“年度”时，应遵循以下方法：一般的文件材料，在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的当年。不同年度的文件一般应分开排放。

（八）档案室负责统一顺序的排列、编号；编制《档案目录》两册。

 四、档案借阅制度

（一）凡借阅档案，必须办理借阅手续，原则上在档案室查阅。

（二）本会工作人员借阅本会档案，办理借阅手续即可借阅；外单位查阅者，需局办公室主任批准，办理借阅手续方可查阅，原则上不予借出、复制。

（三）查阅有密级或属控制利用范围的档案，需经主管领导批准，原则上不予借出、复制。

（四）借阅档案材料，必须妥善保管，不得遗失、泄密，抽换、涂改、勾画，复制或转借。

（五）凡利用本会档案的人员，应及时向档案室反馈利用效果，以便统计和上报。

（六）各工作人员借阅档案，用后应当天归还。若需借出档案，一般不得超过一周，如需延长必须重新办理借阅手续。归还档案时，应由借阅人亲自归还，经档案管理人员检查后办理注销登记。